امروزه از تلفن تنها برای مکالمات استفاده نمی شود و پیاده سازی سرویس های متنوع و جذاب، کمک فراوانی به مجموعه ها و سازمان ها می کند. راه اندازی سامانه تلفن گویا یکی از این سرویس ها است. در سیستم سامانه تلفن گویا، بسیاری از اطلاعات به جای اینکه توسط یک فرد پای تلفن گفته شود، به صورت اتوماتیک برای مخاطبان پخش می شود.
استفاده از این سیستم مزایای زیادی برای مجموعه ها دارد. کاهش هزینه نیروهای پاسخگو، تکریم ارباب رجوع، مدیریت تماس ها، بررسی کامل شکایات و نظرات در فرصت مناسب، دسترسی به نظرات توسط مدیران و موارد زیاد دیگری از مزایای این سیستم می باشد. این سیستم برای کاربردهای مختلف قابل راه اندازی است که در ادامه به آن می پردازیم.
سامانه تلفن گویا چیست و چگونه به ما کمک می کند
تماس تلفنی مخاطبین با یک مجموعه با اهداف متفاوتی صورت می گیرد. یکی از این دلایل گرفتن اطلاعات در مورد مسایل مختلف است. از طرفی بسیاری از این اطلاعات ثابت است و یک پیام ضبط شده می تواند آن را در اختیار تماس گیرنده قرار دهد. راه اندازی سامانه تلفن گویا می تواند این کار را برای مجموعه شما انجام دهد. این امر هم به سود تماس گیرنده است و هم مجموعه ای که با آن تماس گرفته شده است. مزایای این سیستم را در ادامه با هم می بینیم.
مزایای راه اندازی سامانه تلفن گویا
راه اندازی سامانه تلفن گویا دارای امتیازاتی برای تماس گیرنده و مجموعه تماس گرفته شده است. در ذیل چند مورد را بیان می کنیم.
سرعت بیشتر دریافت اطلاعات
دریافت اطلاعات از اپراتور یک بازه زمانی دارد. زمانی که اپراتور گوشی را بردارد، سوال شما را باید بپرسد و بعد در سیستم دنبال پاسخ آن بگردد. سپس از روی سیستم اطلاعات را بخواند. در سامانه اتوماتیک گویا، تماس گیرنده با زدن یک یا چند کلید به متن مرتبط با پاسخ خود می رسد. جستجوی اطلاعات برای کامپیوتر بسیار سریع و در کسری از ثانیه است. بنابراین مشتری به سرعت به اطلاعات دسترسی پیدا کرده و از سیستم خارج می شود.
پاسخگویی 24 ساعته با راه اندازی سامانه تلفن گویا
مورد دیگر پاسخگویی 24 ساعته است که برای مشتری جذاب است. ادارات و سازمان ها دارای ساعت کاری و روزهای تعطیل می باشند. افراد ممکن است در این ساعات و ایام به اطلاعات نیاز داشته باشند. در این صورت یا باید تا روز بعد صبر کنند، یا می بایست اپراتور شیفت شب استخدام کرد که هزینه بر است. اما خوشبختانه راه حل سومی هم وجود دارد. سامانه گویا می تواند در خارج ساعات اداری، 24 ساعته و ایام تعطیل نیز پاسخگوی مشتریان باشد.
عدم انتظار برای اتصال به اپراتور
حتما در صف های انتظار مختلف تلفنی قرار گرفته اید و می دانید زمان زیادی باید صرف کنید تا به اپراتور برسید. تماس های زیادی به سمت مرکز تماس آمده و اپراتور ها مشغول هستند. دلیل کندی این روش، این است که یک اپراتور همزمان می تواند با یک نفر صحبت کند. اما سامانه تلفن گویا همزمان می تواند صدها نفر را پاسخگو باشد. برای این امر تنها نیاز به خطوط تلفن آزاد می باشد. بقیه کار را به سامانه بسپارید.
کاهش هزینه مجموعه ها
همانطور که گفته شد بسیاری از اطلاعات درخواستی تماس گیرنده ها ثابت و تکراری است. از طرفی می خواهیم پاسخگوی مخاطبین باشیم. برای همین باید با استخدام تعداد زیادی اپراتور برای کار تکراری که توسط سامانه تلفن گویا امکان پذیر است، هزینه زیادی را تقبل نمایید. با کمک این سیستم هزینه خود را می توانید تا حد زیادی کاهش دهید. این سامانه پیام های متناسب با نیاز مخاطبین را به سرعت از روی سیستم پیدا کرده و برای مخاطبین پخش می نماید.
کیفیت مناسب صدا
اپراتور ها دارای صداهای مختلفی هستند و اینکه بتوانید تعداد زیادی نیرو با صدای رسا پیدا کنید کار آسانی نیست. در کنار آن خستگی و بیماری اپراتور ها را نیز لحاظ کنید. صدای سیستم تلفن گویا می تواند با ضبط صدای افراد مشهور و خوش صدا انجام شده و با کیفیت بالا پخش گردد. این امر سبب افزایش رضایت مندی مشتری و به تبع آن رشد کیفیت و کارآیی شرکت ها و سازمان ها باشد. نکته اینکه مشتریان تلفنی و مخاطبین صدای ضعیف و نارسا را دلیل بر ضعف مجموعه می دانند.
کاربرد های سامانه تلفن گویا
راه اندازی اطلاع رسانی عمومی سامانه تلفن گویا
مجموعه های مختلف اطلاعاتی دارند که برای همه مشترک است. برای مثال اطلاع از ساعت پخش فیلم در سینما، ساعات کار شرکت و سازمان، رویداد های مشخص، قیمت طلا و سهام، ساعت گویا و … برای همه ثابت است. در قدیم افراد با سینما تماس گرفته و از سانس ها مطلع می شدند. برای هر تماس اپراتور می بایست تک تک پاسخ می داد. با سامانه تلفن گویا با زدن یک کلید از تمامی موارد ذکر شده آگاه می شود. این اطلاعات مانند قیمت طلا برای همه ثابت بوده و کافی است از یک دیتابیس خوانده و پخش شود.
راه اندازی سیستم شکایات و پیشنهادات
در سامانه تلفن گویا تعامل می تواند دو طرفه باشد. در کنار گزارش و اطلاعات ارایه شده می توان اطلاعات مشتری را نیز دریافت کرد. سیستم ثبت شکایات و پیشنهادات در همین راستا قابل راه اندازی در سامانه تلفن گویا می باشد. تماس گیرنده با زدن کلید مربوطه به بخش ثبت شکایات و نظرات وارد شده و مشکل و پیشنهاد خود را مطرح کند. این امر در تکریم ارباب رجوع و افزایش رضایت مندی مشتری حائز اهمیت است.
اعلان اطلاعات مربوط به اشخاص
اطلاع از موارد شخصی مورد دیگری است که افراد به آن نیاز دارند. فیش حقوقی، قبوض آب و برق و موارد مشابه، اطلاع از وضعیت حساب بدهکاری و بستانکاری با مجموعه و موارد زیادی هستند که می توان از تلفن گویا به ان دست یافت. برای کاربران کد و پسورد در نظر گرفته شده که با وارد کردن آن از اطلاعات شخصی مورد نیاز با خبر شود. این مورد نیز سبب کاهش اتلاف وقت کاربر و پرسنل می گردد.
نظر سنجی درباره شرکت و پرسنل
رضایت مشتری و ارباب رجوع سبب بهبود شرایط کاری هر مجموعه ای می گردد. اما چگونه باید از رضایت مشتری مطلع شد؟ بهترین روش پرسش از خود مراجع است. در این سیستم با قرار دادن آپشنی، کاربر نظر خود را به شکل امتیاز وارد می کند. این مورد هم می تواند درباره عملکرد کل مجموعه باشد و هم شخص پاسخگو. توجه داشته باشید شخصی که تلفن را پاسخ می دهد به عنوان نماینده شرکت شناخته شده و کیفیت کار او بیانگر کیفیت کل مجموعه است.
امکان برنامه نویسی و توسعه سامانه
مواردی که ذکر شد بخشی از نیاز های یک مجموعه می باشد. مطمئنا موارد زیاد دیگری هست که در این جا آورده شده است. این موارد از هر سازمان به سازمان دیگر متفاوت است. در این صورت تیم تبشما شبکه به برنامه نویسی اختصاصی برای شما اقدام می کند. اطلاعات مورد نظر شما از دیتابیس خوانده شده و برای کاربر پخش می شود.
در ذیل چند نمونه از سیستم های راه اندازی شده آورده شده است.
- راه اندازی تلفن گویا با قابلیت اتصال به سیستم های مختلف ویپ شامل سیسکو، ایزابل، مای تل، الستیکس
- سیستم نوبت دهی در بیمارستان ها و کلینیک ها
- سامانه رزرواسیون باشگاهی ( رزرو خدمات و غذا) برای باشگاه های مختلف ورزشی
- حافظ گویا ( فال حافظ)
- پخش قرآن و اوقات شرعی
- اعلام قیمت ارز و طلا برای صرافی ها
- سیستم تلفن گویا برای شرکت های پشتیبانی
- اعلام قبوض گاز و برق … و ثبت رقم کنتور
- دریافت شکایات و پیگیری و CRM مخصوص ادارات دولتی
- نظر سنجی
- مسابقات تلفنی
- اعلام سهام شرکت های مختلف
- تلفن گویای شرکت های سیمان (دریافت آخرین بار و مانده حساب و ….)
تیما شبکه با ارایه تجهیزات و خدمات سیستم تلفن ویپ امیدوار است بتواند گامی در جهت رضایت شما مشتریان محترم بردارد.