اسکن اسناد و مدارک با اهداف مختلفی انجام می پذیرد. هدف از اسکن اسناد استفاده از مزایای فراوان تکنولوژی IT در بایگانی است. در سیستم های سنتی تمامی اسناد کاغذی بود. این اسناد به صورت دست نویس یا ماشین تایپ ایجاد و سپس در محلی با نام اتاق بایگانی آرشیو می شد.
با پیشرفت تکنولوژی تمامی اسناد به صورت کامپیوتری و تایپ سیستمی تولید و بایگانی می شود. دلیل این امر استفاده از مزایای بی شمار استفاده از سیستم کامپیوتری به نسبت دستی است. اما حجم زیادی اسناد به صورت کاغذی وجود دارد که با آن ها چه باید کرد. راه حل آرشیو کردن این مدارک اسکن و تبدیل آنها به فایل های الکترونیکی است. در اسکن اسناد برگه های کاغذی بوسیله اسکنر های متناسب با نوع آن اسکن شده و به صورت فایل در فرمت های مختلف ذخیره می شوند. سپس با کمک نرم افزار های گوناگون قابلیت استفاده و دسترسی سریع به آنها فراهم می شود.
خدمات اسکن اسناد و مدارک
تیما شبکه آمادگی دارد تا پروژه اسکن اسناد و خدمات اسکن حرفه ای را به صورت کامل و با تجهیزات به روز و نیروهای متخصص برای شما به اجرا در بیاورد.
- اسکن اسناد اداری
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- اسکن اسناد حقوقی
- اسکن مدارک پزشکی
- اسکن نقشه
- اسکن اسناد تحصیلی
- اسکن مدارک بیمه
اسناد کجا اسکن می شوند
اسکن اسناد و مدارک به دو شکل انجام می پذیرد.
اسکن در محل مشتری یا On Site: این مدل برای تیراژ بالا و یا به دلایل امنیتی انجام می پذیرد. محلی برای عملیات اجرایی در نظر گرفته می شود. سپس تجهیزات و نیروها به محل کارفرما منتقل شده و در آنجا عملیات اسکن مدارک را انجام می دهند.
اسکن در محل مجری یا Off Site: در این مدل کلیه اسناد جمع آوری شده و به محل مجری منتقل می شوند. پس از اجرای پروژه اسکن اسناد و مدارک به کارفرما برگردانده شده یا به درخواست کارفرما امحاء می گردند.
مراحل اسکن اسناد و مدارک
جمع آوری اسناد و مدارک
اسناد و مدارک مورد اسکن بسته به روش درخواستی جمع آوری می گردند. زونکن ها و پرونده ها با حضور کارفرما جمع آوری شده و لیست می شوند. نماینده کارفرما و مجری صورتجلسه ای شامل تعداد و نوع پرونده ها را تهیه و به امضاء می رسانند. سپس کلیه اسناد به محل اسکن در سایت مشتری یا مجری منتقل می شود.
برگ شماری
برگه های مورد نیاز برای اسکن نیاز به شمارش دارند. این امر جهت اطیمنان از صحت اسکن شدن تمامی برگه ها لازم است. همچنین با توجه به قرارداد ها که بر حسب تعداد برگ می باشند لازم است برگ شماری شود. در این مرحله برگ ها شمارش شده و شماره صفحه می خورند. در صورت عدم نیاز به شماره گذاری صفحات بر اساس تعداد برگ اسکن شده میتوان برگ شماری را انجام داد.
آماده سازی
کلیه اوراق و مدارک قبل از شروع به اسکن باید آماده این کار شوند. این عملیات سبب تسریع در روند کار و بهینه سازی فرآیند می شود. پس قبل از شروع به کار مدارک را در محلی مرتب و آماده اسکن می کنیم. این آماده سازی شامل مراحل زیر می شود.
- جدا سازی برگه ها از پرونده مربوطه مانند زونکن، پوشه، شیرازه و موارد دیگر. باز کردن منگنه و گیره و در نهایت برگه ها بصورت جدا آماده اسکن شوند.
- باز نمودن تای اوراق
- ترمیم پارگی در صورت وجود. برگه ها به صورتی که در اسکنر دچار خرابی نشده و گیر نکنند ترمیم می شوند.
- هم جهت نمودن اوراق به شکلی که بالای تمامی صفحات هم جهت باشند.
- جدا سازی بر اساس سایز کاغذ که برای اسکنر متناسب با آن تفکیک شوند.
اسکن اوراق
بعد از تفکیک اوراق بر اساس سایز در اسکنر مناسب با آن قرار می گیرند. با توجه به اینکه اسکن اوراق دارای پارمتر های مختلفی می باشد قبل از اسکن تمامی پارامتر های ممکن مطرح و متناسب با نیاز کارفرما فرمت آن مشخص می شود. این پارامتر ها شامل فرمت خروجی فایل، سایز آن، رزولوشن اسکن، نرم افزار و سایر موارد می شود.
در زمان شروع چند فایل برای نمونه به کارفرما ارایه می شود. پس از تست و تایید فرآیند اسکن شروع می شود. در صورت عدم رعایت این قسمت ممکن است مجبور به دوباره کاری شویم.
کنترل کیفیت
فایل های اسکن شده باید از لحاظ کیفیت و اندازه و سایر پارامتر ها در بهترین فرم لازم باشد. در این مرحله فایل های اسکن شده مورد بررسی قرار گرفته تا دچار ریزش نشده یا کیفیت لازم را داشته باشد. در صورت وجود مشکل اسناد و مدارک مجدد اسکن شود.
پرونده کردن مجدد
برگه ها پس از اسکن می بایست مجددا به همان شکلی که در زونکن و پرونده بود برگردند. در صورتی که تمام برگه ها کیفیت لازم را دارا بود و نیاز به اسکن مجدد نداشت، به مانند اول و با همان ترتیب به محل خود بازگردانده می شود. در صورت وجود منگنه و گره آن مجددا متصل می شود. ممکن است کارفرما نیاز به انجام تغییر در نوع پوشه بندی داشته باشد که در این مرحله انجام می پذیرد.
درج مهر
پس از پروژه اسکن باید اطمینان حاضل شود چیزی جا نمانده است. همچنین در آینده بتوان فهمید چه کسی و در چه تاریخی اسکن را انجام داده است. برای اطمینان از اسکن شدن و سابقه کردن آن برگه ها مهر می شود. در مهر اسکن شد، تاریخ اسکن و اسم پیمانکار درج می شود.
برگشت دادن اسناد یا امحاء
تمامی زونکن ها و پرونده ها به محل بایگانی منتقل شده و از روی فرم رسید که در مرحله اول انجام شد چک می شوند. پس از مطابقت صورتجلسه یا رسیدی مبنی بر دریافت کامل پرونده ها امضا می شود. ممکن است کارفرما درخواست امحاء اسناد را پس از اسکن داشته باشد. در اینصورت کلیه برگه ها بوسیله دستگاه خرد کن مخصوص از بین می روند.
بهینه سازی فایل ها
فایل ها ممکن است نیاز به بهینه سازی داشته باشند. فایل های اسکن شده در مراحل قبلی گفته شد کنترل کیفیت می شوند. اما گاهی لازم است دارای شرایطی گردند که نرم افزاری نیاز به بهبود داشته باشند. چرخش تصاویر، مرکز قرار دادن آنها و موارد دیگر در این بخش می باشد.
کدینگ و نام گذاری
فایل ها می بایست دارای نام و در فولدر های مشخص باشند. این کدینگ توسط کارفرما و نوع فرآیند اتوماسیون مشخص می شوند. مطابق با برگه ارایه شده توسط کارفرما تمامی فایل ها اسم گذاری و فولدر بندی می شوند.
تحویل فایل ها و ورود به نرم افزار
فایل های اسکن شده آماده تحویل به کارفرما می باشد. کارفرما یا فایل ها را تحویل گرفته یا درخواست وارد کردن به نرم افزار را می نماید. در حالت تحویل فایل ها بر روی DVD یا فلش کپی شده و تحویل می گردد. می توان فایل ها را ایمیل نیز نمود که در اینصورت می بایست کد گذاری شوند. در صورت نیاز پس از آشنایی با روند کار نرم افزار وارد سیستم می گردند. یک نسخه پشتیبان در هارد یا محلی دیگر نیز ارایه می شود.
در انجام اسکن اوراق ممکن است تمامی یا برخی از مراحل اجرا شوند. این مسئله بستگی زیادی به نوع مدارک اسکن شده و درخواست کارفرما دارد.
نکات امنیتی در اسکن اسناد
اسناد هر سازمان و مجموعه نمی بایست به بیرون درز پیدا کند. به همین منظور نکاتی را می بایست در زمان اسکن اسناد و مدارک در نظر گرفت. کلیه پورت ها و کپی فایل مانند CD/DVD یا USB باید بسته باشد. شبکه ایجاد شده به بیرون نباید راه داشته باشد. اینترنت بر روی سیستم ها نباید باشد. از ورود تجهیزات عکسبرداری مانند موبایل حاوی دوربین جلوگیری شود. کلیه کاربران باید دسترسی محدود داشته باشند و فقط ادمین یا کارفرما بتواند فایل ها را جابجا کند. سیستم باید به آنتی ویروس به روز مجهز باشد تا فایل ها آلوده نشوند. نرم افزار ها می بایست معتبر و مطمئن باشند. از کلیه فایل ها باید در بازه زمانی معین نسخه پشتیبان گرفته شود.
مزایای اسکن اسناد و مدارک
دسترسی سریع به اسناد: دسترسی به اسناد در سیستم آرشیو الکترونیکی و جستجو بین آن ها بسیار سریع تر از سیستم سنتی می باشد.
افزایش بهره وری: بالا رفتن سرعت دسترسی به اطلاعات سبب کاهش اتلاف زمان نیروی کارمندان و به تبع بالا رفتن راندمان کاری می شود.
امنیت بیشتر اطلاعات: نگهداری اطلاعات و طبقه بندی دسترسی در آرشیو الکترونیکی بسیار ایمن تر از اسناد کاغذی است. در عین حال می توان از کل اسناد در یک هارد به هر تعداد که نیاز بود پشتیبان تهیه نماییم.
کاهش فضای نگهداری اسناد: برای نگهداری اسناد کاغذی نیاز به فضای زیادی می باشد. این فضا در سیستم بایگانی الکترونیکی به اندازه یک کیس کامپیوتر است.
مدیریت و ساماندهی بهتر اسناد: مرتب سازی و ساماندهی اسناد در بایگانی الکترونیکی منعطف تر و آسان تر از سیستم کاغذی می باشد.
هزینه کمتر نگهداری: اسناد کاغذی برای نگهداری نیاز به فضای زیاد و نیروی انسانی دارد. هر دوی این عوامل هزینه بر می باشد. علاوه بر این هزینه های دیگری مانند سیستم اعلام و اطفا حریق و …. که برای حفظ اسناد لازم است را نیز خواهیم داشت. در بایگانی الکترونیکی این هزینه ها حذف می شود.
قیمت اسکن اسناد و مدارک
قیمت اسکن اسناد و مدارک بر اساس تعداد صفحه و نوع درخواست محاسبه می شود. پارمتر هایی که در تعیین تعرفه اسکن اسناد موثر است به شکل زیر می باشد.
- سایز کاغذ ( تا A3 و بزرگتر از A3 )
- چه مراحلی از اسکن که در بالا ذکر شده مورد نیاز است. ممکن است برای برخی کارفرمایان مراحلی مورد نیاز نبوده یا توسط خود کارفرما اجرا شود.
- محل اسکن اسناد
- زمان مورد نیاز برای تحویل پروژه اسکن اسناد و مدارک
- تعداد اوراق مورد نیاز برای اسکن
- نوع و میزان سلامت اوراق
- نوع اسکن درخواستی ( اسناد بایگانی، نفشه، کتاب و … )
برای اطلاع از هزینه و روش اسکن اسناد خود با کارشناسان ما تماس گرفته تا در اسرع وقت با شما تماس گرفته شود.